По указу Банка России ИП может распоряжаться деньгами из кассы или с расчетного счета как угодно: и зарплату сотрудникам выплатить, и роллы себе заказать. Однако не все так гладко - в некоторых случаях можно получить блокировку счетов со стороны банка или штрафы от ФНС.
Почему важно разделять финансы?
Давайте сначала пройдемся по понятиям. Личные финансы - это то, что вы тратите на себя. Допустим, заплатить за квартиру, сводить ребенка в парк аттракционов, оплатить обеды в школе. Финансы для бизнеса - это все, что помогает развивать вашу компанию. Например, покупка оборудования или сырья, оплата аренды помещения или корпоративных сим-карт.
Самый веский повод разделять финансы - это анализ эффективности бизнеса. ИП, чаще всего относящиеся к микробизнесу, не хотят заниматься кропотливой работой и вести управленческий учет. А ведь именно управленческий учет - полное ведение финансов: сколько вы израсходовали и получили за минусом налогов и обязательных расходов - помогает предпринимателю узнать свой реальный заработок.
Проще всего вести управленческий учет в Excel. Он может быть представлен в свободной форме, однако обязательными будут колонки:
- дата платежа;
- сумма платежа;
- цель платежа (на что или за что были отправлены/получены деньги) - здесь лучше заморочиться и написать прям по категориям: зарплата, проекты, доставка и т.д;
- счет, с которого произошел платеж.
Мы бы рекомендовали вам также внести в таблицу следующие колонки:
- средства, которые вы взяли на личное пользование;
- средства, которые вы взяли из личного пользования;
- комиссии банков за переводы;
- судебные расходы;
- командировочные собственника;
- долги, которые вам наконец-то вернули.
Кстати, иногда непонятно, в каком месяце пришла прибыль. Например, в нашей компании такая ситуация: т.к. мы являемся посредниками, то комиссию нам платят как клиенты, так и банки. Клиенты платят сразу после оказания услуг, а банки - в следующем месяце. И этот заработок “из следующего месяца” нужно записывать в текущий.
И еще одна трудность - не забывайте, что у вас могут быть дополнительные статьи доходов, которые не относятся к вашему бизнесу. Их нужно относить к личным, чтобы картина эффективности вашего бизнеса была более четкой и точной.
Второй по значимости повод вытекает из первого - разделять расходы необходимо для того, чтобы формировать резервный фонд. Все мы прекрасно понимаем, что не каждый месяц бизнес бывает прибыльным, а потому случаются кассовые разрывы. Чтобы все сотрудники были довольными и не жаловались в трудовую инспекцию, нужен резервный фонд. С его помощью можно преодолеть кассовый разрыв и, допустим, вовремя выплатить зарплату.
Третий повод - самая распространенная форма налогообложения для ИП - УСН “Доходы минус расходы”. К чему я веду? Все очень просто, к штрафам. За счет личных расходов нельзя уменьшать налоговую базу. Поэтому чтобы избежать штрафов, вам придется разделять личные расходы от предпринимательских.
Если ФНС начнет сомневаться в вашей добросовестности, то запросит у вас первичную документацию, чтобы проверить, соответствуют ли расходы перечню из ст. 346.16 НК РФ.
Еще один важный момент - для бизнеса не работает закон о защите прав потребителей. Представим такую ситуацию: вы решили купить домой диван, но оплатили его с расчетного счета компании. Тогда чтобы воспользоваться законом, вам придется доказать, что диван, действительно, был куплен для личных целей. Например, вы можете оформить доставку домой.
Особенности использования денег для личных нужд с расчетного счета
Дополнительных условий нет, когда ИП работает с физическими лицами без расчетного счета. А вот если речь идет о других компаниях и ИП, то ситуация усложняется. Если сумма по одному договору превышает 100 тысяч рублей, то придется оформлять расчетный счет. Иначе штраф - 4-5 тысяч.
На самом деле в расчетном счете нет ничего плохого. И даже есть несколько плюсов:
- вам будет легче вести учет доходов и расходов;
- большинство компаний предпочитает работать через безнал, а потому база ваших заказчиков и поставщиков может увеличиться.
А основной минус один - расчетный счет можно использовать только под принимательские нужды. Если же счет будет использоваться для личных целей, банк может его заблокировать.
Так что придется использовать небольшую махинацию - вывести деньги с р/с: снять наличными или перевести на текущий счет физического лица (банковский вклад).
Важно! Перевод на карту физического лица не считается кассовой операцией, то есть кассовые документы не нужны. Более того, ФНС не устанавливает предельную сумму.
Только учтите, что карта должна быть оформлена на самого предпринимателя. В противном случае вы превратитесь в налогового агента, то есть будете должны с суммы перевода удержать и перевести в бюджет НДФЛ.
Снятие наличных с расчетного счета ИП
Вы уплатили все налоги, оплатили все сборы, отдали сотрудникам зарплату, и… у вас остались деньги. Их можно снять в виде наличных, однако не стоит забывать об условиях.
- Чтобы получить деньги, нужно заполнить чек в чековой книжке или платежное поручение.
- У банков есть комиссия - от 1 до 4% от суммы наличных. Обычно чем больше денег снимают, тем выше процент, но иногда можно наткнуться на минимальный размер комиссии – например, 1%, но не менее 500 руб.
- Превысили дневной или месячный лимит на снятие наличных? Готовьтесь, комиссия возрастет до 10%.
- По правилам Банка России предприниматели не обязаны вести кассовые документы, однако на практике они могут пригодиться.
- Банк может потребовать подтвердить дальнейшие траты крупных сумм.
Советы: как научиться разделять финансы
К сожалению, своим неумением разделять финансы вы можете погубить компанию, а потому я подготовил для вас несколько советов. Они помогут начать делить деньги на “личное” и “для бизнеса”.
1. Разделите доходы по источникам получения:
- выручка в кассу;
- приход на банковский счет через терминал;
- заемные средства;
- прочие поступления.
2. Спрогнозируйте доходы по направлениям деятельности и срокам:
- в сезонном бизнесе – в зависимости от сезона;
- в розничной торговле – с учетом дней недели, месяца.
3. Проанализируйте, какая доля средств поступает за месяц в кассу наличными, какая – через терминал на расчетный счет. Теперь можете составить план поступления денег на месяц.
4. Посчитайте долю переменных платежей в общей сумме расходов. Деньги для обеспечения своей основной деятельности, независимо от размера выручки.
5. Включите сумму, которую хотите ежемесячно получать от своего бизнеса, в статью «Заработная плата».
И помните:
Деньги любят счет!